Privacyverklaring

Privacyverklaring Ergon Advies

Ergon Advies, gevestigd aan Bilthovenseweg 8, 3731 JB, De Bilt, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

  • E.E. Barendsen
  • www.ergon-advies.nl
  • info@ergon-advies.nl
  • Bilthovenseweg 8
  • 3731 JB, De Bilt
  • +31 623258035

Persoonsgegevens die wij verwerken

Ergon Advies verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres werk of privé
  • Locatiegegevens werkgever
  • Functie
  • Werkgerelateerde foto’s.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Ergon Advies verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het opmaken van een overeenkomst
  • Het afhandelen van uw betaling
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Om diensten bij u te leveren of om adviezen te geven

Ergon Advies verwerkt enkel de minimaal noodzakelijke persoonsgegevens die nodig zijn voor:

  • Identificatie van en communicatie met cliënten
  • Het uitvoeren van werkplek- en (gezondheids)onderzoeken en het geven van terugkoppelingen;
  • Rapportages en adviezen aan cliënt en werkgever.

Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

Ergon Advies draagt er zorg voor dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.

De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een (arbeids)overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de beschreven doeleinden en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen.

Persoonsgegevens worden verwerkt indien

  1. Betrokkene voor de verwerking expliciet zijn toestemming heeft verleend, of;
  2. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarin betrokkene partij is, of voor precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijke zijn voor het sluiten van een overeenkomst, of:
  3. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen, waaraan de verantwoordelijke onderworpen is, of;
  4. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene, 
of;
  5. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het behartigen van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke, of;
  6. van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. 
Ergon Advies bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan hij kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak mededeling voortvloeit.

Ergon Advies verwerkt geen persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Ergon Advies bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

(Categorie) persoonsgegevens  Bewaartermijn         Reden

  • Personalia                            7 jaar       verplichting t.a.v. Belastingwet
  • Medische gegevens           15 jaar       verplichting t.a.v. Wet op de geneeskundige          behandelingsovereenkomst
  • Adres                                      7 jaar      verplichting t.a.v. Belastingwet
  • Bankgegevens                       7 jaar      verplichting t.a.v. Belastingwet

Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens binnen een jaar uit het bestand verwijderd en vernietigd. 
 

Delen van persoonsgegevens met derden

Ergon Advies verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Ergon Advies en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@ergon-advies.nl

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Ergon Advies wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Ergon Advies neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op info@ergon-advies.nl

Kennisgeving van verwerking van persoonsgegevens

Ergon Advies publiceert dit privacyreglement op haar website via www.ergon-advies.nl

De Bilt, 13 mei 2018